淺談采購需求代理改進方向
2026年03月04日 09:31 來源：中國政府采購報 【打印】 
■ 莫國華
合理的采購需求是采購活動的“指南針”，能確保最終采購的產品、服務與采購人實際需求高度匹配，避免“買非所用”。同時，合規、完整的采購需求可減少采購文件反復修改，降低供應商質疑投訴率，提升采購效率，有效規避“暗箱操作”“圍標串標”等廉政風險，避免出現因需求不合規導致采購活動無效的情形。
需求代理主要內容
一是精準對接采購人。通過面談、問卷等形式，全面收集項目背景、功能目標、技術指標、預算金額、交付周期等核心信息，明確采購人的實質性需求。
二是嚴格合規審查。對照《中華人民共和國政府采購法》及其實施條例，以及相關政府采購法律法規、相關行業標準等，審查采購需求是否存在歧視性、排他性條款，確保采購需求符合公平競爭和合規要求。
三是開展市場調研。通過查閱采購項目相關行業報告、走訪供應商、分析同類項目采購數據等，了解市場供給情況、產品技術水平、價格區間，避免需求與市場實際脫節。
四是組織多方論證。針對復雜采購項目（如大型設備采購、信息化系統建設），可邀請行業專家、技術人員、法律人士等組成論證小組，對需求的合理性、可行性、完整性進行評審，優化需求條款。
五是進行項目現場調研。針對設備安裝環境（如空間尺寸、承重條件）、物業項目服務范圍（如管理區域、服務標準）等特殊場景，組織專業團隊開展實地踏勘、數據測量與需求訪談，精準梳理并明確量化需求標準，為后續采購方案制定、供應商篩選及采購目標的順利實現奠定堅實基礎。
如某項目總預算超1800萬元，有33類專業設備，代理機構核心目標是幫助采購人規范采購流程、降低風險并提高效率。項目初期，面臨的主要挑戰是采購需求復雜，涉及多種極其專業的設備和技術服務，同時對合規性要求極高。
為確保采購過程順利進行，代理機構項目組分3個階段推進工作。
在需求調研階段，項目組按過往梳理的采購咨詢業務流程實施咨詢項目，向不少于3家市場主體發出采購需求調查問卷、組織專家論證以及查詢行業發展報告等方式對項目采購需求進行調查及分析。在風險控制階段，采用了自主研發的采購咨詢智能化咨詢平臺，自動篩查需求中的歧視性條款、評估潛在風險，并比對市場價格，確保需求的合規性和合理性。在成果交付階段，結合調查數據、專家意見，形成《采購需求審核表》提交采購人確認，再利用集團模塊化報告模板快速編制咨詢成果，形成完整檔案。
該項目達到了很好的效果，一方面，標準化問卷和審核表讓需求收集與審核可量化、可追溯，避免了人為遺漏；另一方面，專家論證與智能分析的“雙重校驗”，提前識別并修正了多項潛在風險，比如技術參數不明確、資質要求過高等問題。最終，不僅縮短了項目采購周期，而且還幫采購人做到了“專業賦能+風險前置”：降低了質疑投訴概率、節約了采購資金、縮短了采購時間，實現了“零質疑投訴”，節資率超過9%。
采購人核心需求
——合規性指導需求。多數采購人對政府采購政策法規不熟悉，過往采購項目遇到質疑投訴影響項目采購，需咨詢服務機構協助審核需求，確保采購需求不違反公平競爭原則，規避采購項目合規性風險。
——市場信息支持需求。采購人缺乏對市場產品/服務的了解，過往采購項目中標（成交）價格相差很大，希望咨詢服務機構提供市場供需、技術趨勢、價格水平、備品備件等信息，避免需求與市場脫節影響采購績效。
——需求梳理與優化。采購人常因專業種類多人手不夠等原因難以清晰、專業地表述需求（如技術指標模糊、功能目標不明確），導致項目遲遲不能推進，需咨詢服務機構幫助梳理、細化需求，使采購需求明確、完整、合規，順利推進采購項目實現采購目標。
——風險預警需求。采購人擔心因采購需求不合理導致后續履約糾紛、資金浪費等問題，需要咨詢服務機構提前識別需求中的潛在風險（如參數設置過高、交付周期不合理）并給出解決方案。
——流程規范性需求。部分采購人因接觸項目采購時間不長，對采購項目的流程不熟悉，無法順利推進項目采購，希望通過咨詢服務機構專業的服務，協助指導其完成項目采購。
——項目緊急，支付壓力大。部分采購項目從項目申報到款項支付往往在半年甚至一年內完成，為完成項目采購目標，需要咨詢服務機構全過程咨詢，全流程把控，有效縮短采購時間，完成項目采購目標。
采購需求代理改進方向
在實際采購業務工作中，筆者發現，不少采購人對采購需求管理的重要性認知存在明顯偏差。他們往往缺乏主動梳理需求、明確技術參數與功能標準的意識，忽視了自身作為需求提出主體的責任，導致前期需求溝通時信息傳遞不充分、關鍵訴求模糊。
部分代理機構的不專業操作進一步加劇了這一問題。一些機構為追求效率、應付采購計劃申報，并未真正履行“需求挖掘與引導”的職責。有的直接從過往項目的需求調研報告中照抄內容，完全不結合當前采購項目的實際場景、預算規模、功能需求進行調整；有的甚至省略了與采購人的深度溝通環節，僅憑簡單的項目名稱就編制出需求文件。這種“應付式”的需求編制，看似快速完成了申報流程，實則讓采購需求與實際項目嚴重脫節——輕則導致采購過程中供應商響應偏離預期，重則引發項目質疑、投訴，甚至出現采購失敗、合同履約階段的糾紛。筆者曾接觸過一個教育設備采購項目，某代理機構在幫采購人進行需求調研時照抄了醫療設備項目的部分技術參數，導致中標供應商提供的設備無法適配學校的教學系統，采購人也因此承擔了時間與經濟成本的雙重損失，直到問題爆發才追悔莫及。
面對這種情況，筆者認為，代理機構不能只做“流程執行者”，更應主動承擔“需求管理者與專業引導者”的角色。首先，要通過案例分享、政策解讀等方式，幫助采購人認識到采購需求是整個采購鏈條的“源頭”，需求的科學性直接決定后續采購效率與項目效果。其次，對于自身而言，要建立嚴格的需求編制規范，杜絕“照抄照搬”，必須結合項目類型組建專業團隊，通過現場調研、多輪溝通、需求評審等環節，確保需求文件與項目實際高度匹配。最后，還應推動建立“需求復盤機制”，對過往因需求問題導致風險的項目進行總結，形成經驗庫，避免同類問題重復發生。只有代理機構先做到專業、負責，同時引導采購人重視需求管理，才能從根本上減少“需求脫節”帶來的風險，推動采購需求管理走向更科學、更高效的專業化路徑。
此外，筆者認為，還需要強化AI信息化工具應用。搭建政府采購咨詢智能化（AI）咨詢平臺（整合歷史項目、行業標準、供應商信息），利用咨詢平臺AI輔助分析工具，自動篩查采購需求中的歧視性條款、采購需求潛在風險，并比對市場價格，提升需求分析的效率和準確性。對于涉及多部門的采購項目，推動建立跨部門需求協商小組，由咨詢服務機構牽頭協調，確保需求兼顧各部門訴求，減少后續分歧。
（作者單位：云之龍咨詢集團）
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